3- المرحلة الأولى (المرحلة غير الرسمية):

تقديم الشكوى:

3 – 1 يتم التعامل مع الشكوى بصورة غير رسمية فور تقديمها وفى اقرب مكان لحدوثها (إذا أمكن) ويقوم الشخص المناسب بالتعامل مع المشكلة كما يبدوا من جدول (1). وهنا قد يقوم الطالب / الطالبة بتقديم شكواه شفاهيا أو كتابة الى الشخص المسئول الذى يقوم بتسجيل هذه الشكوى وفحصها وتوضيح الظروف المحيطة بالطالب والأخرين. ويقوم المسئول عن فحص الشكوى بإقناع الطالب بنتيجة التحقيق المبدئى كتابة (أو من خلال البريد الالكترونى) باسرع ما يمكن من الناحية العملية خلال ثلاثة ايام عمل من تاريخ تقديم الشكوى.

تحقيقات المرحلة الأولى:

3 – 2 يقوم منسق الشكاوى بفحص شكوى الطلاب بالنيابة عن القسم العلمى ويشمل ذلك التحدث مع الطالب عن الأمور المتعلقة بالمشكلة ومعرفة ما يرضيه لحل المشكلة . وقد يقوم بتوضيح الأمور المتعلقة بالسادة اعضاء هيئة التدريس وكذلك الطلاب. ويكمل مهمته خلال 10 أيام من تاريخ تقديم الشكوى

نتائج تحقيقات المرحلة الأولى:

3 – 3 بعد إكمال التحقيق يحق لمنسق الشكاوى قبول الشكوى جزئيا او كليا او رفضها، وبناء على فيمكنه ان يقوم بأحد الإجراءات التالية:

أ-  تقديم إعتذار للطالب.

ب- رد اى مبالغ قد تحملها الطالب.

جـ طلب تعديل اللوائح والإجراءات

3 – 4 من المتوقع ان يقوم القسم العلمى بتنفيذ أى توصيات تترتب على تحقيقات المرحلة الأولى وإخطار وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب بذلك. والخطار الكتابة يوضح للطالب نتائج تحقيقات المرحلة الأولى وإذا لم يقتنع الطالب بذلك يرفع الى المرحلة الثانية من آلية التعامل مع شكاوى الطلاب.