4- المرحلة الثانية (المرحلة الرسمية) :
تقديم الشكوى للمرحلة الثانية:
4 – 1 إذا كان الطالب غير راضيا عن نتيجة التحقيق فى المرحلة الأولى فإنه يتقدم كتابة الى مكتب وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب أو وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا والبحوث موضحا به أنه مرحلة ثانية ، ويمكن الحصول على هذا النموذج من مكتب شكاوى الطلاب أو من موقع الكلية على الانترنت. ويقدم الطلب مصحوبا بالمستندات التى تدعم موقف الطالب مقدم الشكوى وذلك خلال عشرة ايام من حصوله علىالاخطار الكتابى بنتائج تحقيق المرحلة الأولى . والشكاوى المقدمة بعد هذا التاريخ لا ينظر اليها الا فى بعض الحالات الاستثنائية، وقرار وكيل الكلية فى هذا الشأن يكون نهائيا.
4 – 2 إذا كانت الشكوى متعلقة بوكيل الكلية المعنى فيمكن تقديمها الى أى من وكلاء الكلية الآخرين.
تحقيقات المرحلة الثانية:
4 – 3 بعد استلام شكوى الطالب والمستندات المرفقة بها يقوم مكتب شئون الطلاب بإخطار الطالب كتابيا خلال خمسة أيام. عندئذ يقوم فريق العمل بمرجعة الشكوى للتأكد من انها تقع ضمن الإطار المحدد للشكاوى ، وقد يستعدى ذلك مناقشة الطالب مقدم الشكوى لتحديد طبيعة المشكلة ومعرفة ما يرضيه لحل المشكلة . ويتأكد مكتب شئون الطلاب مع منسق الشكاوى من سلامة الإجراءات فى المرحلة الأولى ومدى استجابة القسم العلمى لموضوع الشكوى .
4 – 4 إذا اعتبرت الشكوى مناسبة لفحصها من خلال مكتب وكيل الكلية لشئون الطلاب فيتم إخطار منسق الشكاوى مع كافة الاستفسارات المطلوبة . ويعتبر منسق الشكاوى نقطة إتصال القسم العلمى ومكتب وكيل الكلية لشئون الطلاب لتقديم أى استفسارات قد تفيد فى موضوع التحقيق. وقد يتطلب موضوع التحقيق مناقشة مقدم الشكوىأو طلاب آخرين أو أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين فى الكلية والمرتبكين بموضوع الشكوى.
4 – 5 بعد إنتهاء التحقيقات يقوم مكتب شئون الطلاب بكتابة تقرير عن ملابسات الشكوى وما وصل اليه التحقيق، ويمكن للقسم العلمى أو المسئول المعنى بالشكوى ان يقوم بالتعليق على هذا التقرير للتدقيق فى النتائج قبل ارسالها الى مقدم الشكوى. واعتمادا على طبيعة الشكوى فغالبا ما يتم ارسال تقرير مكتوب لمقدم الشكوى خلال 25 يوما من استقبال الشكوى وإذا احتاج وقت اكثر من هذا يتم إحطار مقدم الشكوى بذلك.
نتائج تحقيقات المرحلة الثانية:
4 – 6 بعد أكتمال التحقيق يقوم فريق العمل بتقديم تقرير الى وكيل الكلية حول ما تم التوصل اليه بخصوص الشكوى المقدمة من الطالب. وتشمل هذه التوصيات على قبول الشكوى جزئيا او كليا أو رفضها. وعند قبول الشكوى فإن فريق العمل ووكيل الكلية يمكنهم أتخاذ واحد أو أكثر من القرارات التالية:
أ- تقديم إعتذار للشاكى.
ب- رد اى مبالغ كان قد تحملها مقدم الشكوى.
جـ طلب تعديل اللوائح أو الإجراءات.
4 – 7 يقوم القسم العلمى أو المسئول بالكلية بتنفيذ توصيات التى انتهت اليها تحقيقات المرحلة الثانية ، وفى حالة عدم تنفيذ أى من هذه التوصيات يتم رفع الأمر الى رئيس القسم أو عميد الكلية. وأى مدفوعات ترد للطالب خلال شهر من تاريخ تقرير المرحلة الثانية.
