التوصيف الوظيفي لمهام المشرف ومنسقي ومرشدي الإرشاد الأكاديمي بالوحدة

اولا: مدير وحدة الإرشاد الأكاديمي بالكلية:

1. الإشراف العام على المرشدين الأكاديميين للأقسام ومتابعة ما يرفع له منهم.
2. استقبال الطلاب الجدد والترحيب بهم في أول يوم من الدراسة والشرح لهم عن نظام الجامعة والكلية والبيئة الجامعية مع اعضاء الوحدة.
3. الاشراف علي توزيع الطلاب (من حيث الإرشاد الأكاديمي) توزيعا عادلا حسب التخصص بين أعضاء هيئة التدريس بالكلية.
4. استقبال الحالات التي ترسل إليه من المرشدين الأكاديميين للأقسام وحل مشاكلها أو رفعها للعميد إذا احتاج الأمر.
5. عقد الاجتماعات مع المرشدين الأكاديميين بالقسم ومتابعة خطوات سير عملية الارشاد الأكاديمي بالأقسام والكلية.
6. الأشراف على تنظيم اللقاءات الأكاديمية وحفلات التكريم للطلاب المتفوقين ومتابعة ملفات الطلاب المتعثرين علميا ووضع الحول والمقترحات المناسبة لذلك.

ثانيا : المرشد الأكاديمي للقسم العلمي:

1. الإشراف على المرشدين الأكاديميين في القسم ومتابعة ما يرفع له منهم.
2. استقبال الطلاب الجدد والترحيب بهم في أول يوم من الدراسة والشرح لهم عن نظام الجامعة والكلية والبيئة الجامعية.
3. توزيع الطلاب (من حيث الإرشاد الأكاديمي) توزيعا عادلا حسب التخصص بين أعضاء هيئة التدريس بالكلية في القسم.
4. استقبال الحالات التي ترسل إليه من المرشدين الأكاديميين للقسم وحل مشاكلها أو رفعها لمدير وحدة الارشاد الأكاديمي بالكلية إذا احتاج الأمر.
5. الرفع بالتقارير الدورية (الربيعية والنصفية والنهائية) لمدير وحدة الارشاد الأكاديمي بالكلية.
6. عقد الاجتماعات مع المرشدين الأكاديميين بالقسم لمتابعة ما تحقق وما لم يتحقق في ملفات الارشاد الأكاديمي بالقسم.
7. متابعة المرشدين الأكاديميين المسئولين عن ملفات الطلاب المتعثرين والمتفوقين وملف الشكاوى والمقترحات بالقسم.

ثالثا : المرشد الأكاديمي للطالب:

هو عضو هيئة التدريس الذي يتابع مسيرة الطالب العلمية منذ دخوله الكلية وحتى تخرجه فيها ويمد له يد العون لحل مشكلاته العلمية والاجتماعية حتى يتحقق له النجاح فى حياته الجامعية.

المهارات التي ينبغي أن تتوفر للمرشد الأكاديمي:

• القيادة والتنظيم.
• تواصل الفعال مع الطلاب.
• الإستماع الجيد إليهم والتعرف على أرائهم وكذلك المشكلات التى يواجهونها.
• إتخاذ القرار وحل المشكلات.
• تكوين علاقة جيدة مع الطلاب للتأثير عليهم وتساعد على تقبلهم للإرشاد والنصح.

مهام المرشد:

• إعداد ملف خاص لكل طالب.
• تسجيل درجات الطالب مع نهاية كل فصل دراسي.
• تسجيل حصول الطالب على جوائز تميز أو مكافأة تفوق.
• تسجيل توقيع عقوبات على الطالب.
• تسجيل الأنشطة التى شارك فيها الطالب وطريقة مشاركته (حضور, مشاهدة, أداء فعلي للنشاط) ومستوى المشاركة (على مستوى الكلية, الجامعة, الجامعات).
• مراقبة غياب الطالب وذلك من خلال تقرير القائم بالتدريس.
• مراقبة مستوى الأداء الأكاديمي للطالب.
• مراقبة سلوك الطالب مع أعضاء هيئة التدريس وزملائه وتسجيل الملاحظات التى ترد إليه من الإدارات المختلفة بالكلية.
• ارشاد الطالب لاختيار التخصص المناسب له وتوجيههة مهنيا .
• مساعدة الطالب في مواجهة الصعوبات التي يقابلها وذلك من خلال تحديد أسباب المشكلة واقتراح الحلول المناسبة لها.
• توجيه الطالب إلى المكان الذي يستطيع حل مشكلاته والرد على استفساراته.
• توجيه الطالب إلى الإرشاد المتخصص: النفسي – الاجتماعي – الطبي.
• التشجيع المستمر للطالب حتى ولو بكلمات قليلة.
• مشاركة الطالب في التفكير في العمل بعد التخرج والتخطيط له.
• يسجل المرشد في ملاحظاته مدى إنتظام الطالب في مقابلاته ومدى استجابته للنصائح المقدمة له والتطور في شخصيته.
• إعداد تقرير في نهاية كل فصل دراسي, يتضمن دراسة إحصائية عن مستوى الطلاب التابعين له (نسبة المتفوقين, متوسطي المستوى, المتعثرين وأسباب تعثرهم), بالإضافة إلى النصائح والمقترحات.
• يحصل الطالب عند تخرجه على نسخة من سجله الأكاديمى.

واجبات المرشد:

• الحفاظ على سرية المعلومات.
• تزويد المختصين بمعلومات عن حالة الطالب التي تساهم في حل المشكلة.
• معرفة لائحة الجامعة والكلية.

المهام المطلوبة للإرشاد الناجح:

حل المشكلات: يستطيع المرشد الأكاديمي مد يد العون للطلبة في مواجهة الصعوبات التي تتعلق بتخصصاتهم وذلك من خلال تحديد أسباب المشكلة واقتراح الحلول المناسبة لها، ومن هذه المشكلات:

• إدارة المقرر: وتتناول أي جزء من المقرر يتطلب الاهتمام الأكبر؟ كيفية قضاء وقت دراسة المقرر؟ هل ينظمون مراجعة دروسهم؟
• إدارة الوقت: هل يعي الطلبة بالوقت الذي تتطلبه الدراسة؟ هل يهدرون أوقاتهم؟ وما هي أولوياتهم؟ وكيف يوزعون الأوقات المقابلة لمقرراتهم؟
• العلاقة بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب: هل يواجه الطلاب صعوبات تعلم في المادة أو الأستاذ؟
• مهارات وعادات الدراسة: هل يذاكرون؟ وكيف ومتى؟ وأين؟ مع عرض مقترحات لتحسين مذاكرتهم.
• مهارات خاصة بالاختبارات: هل يعاني الطلاب من قلق الامتحانات؟ وكيف يتعاملون مع ذلك؟ هل يملكون المهارات الأساسية للاستعداد وأداء الامتحانات؟
• المشاكل غير الأكاديمية التي تعيق أداء الطالب: 
  • التوجيه: يتوجب على المرشد أن يساعد الطالب في تحليل وضعه وإرشاده على الخطوات المناسبة التي عليه إتباعها في مواجهة مشكلاته قبل أن تتأثر دراسته تأثرا كبيرا بها، وفي بعض الحالات يفشل الطالب في التكيف ويصبح غارقا في التحديات النفسية أو الاجتماعية أو الجسدية وهنا يجب توجيههم إلى المستوى الثاني من الإرشاد وهو الإرشاد المتخصص النفسي والاجتماعي والطبي.
  • التشجيع: إن كلمات قليلة من التشجيع تفعل فعلها في تحسين مستوى الطالب ومواجهه مشكلاته فهي التي قد تؤدي إلى إحباطه أو إعاقة أداءه الأكاديمي.
  • القرارات المتعلقة بالوظيفة: على المرشد مشاركة الطالب في التفكير في الفرص الوظيفية المتوفرة لخريجي الكلية بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، وكذلك في تشجيع الطلبة المتفوقين في إكمال دراساتهم العليا.

واجبات المرشد الأكاديمي في حالات الإرشاد الاجتماعي والنفسي:

1. يستمر في كونه مشرف أكاديميا للطالب.
2. يوضح للطالب أن مقابلة المرشد النفسي والاجتماعي لا تعني أنه مريض نفسيا أو عقليا، ويطمئنه فيما يتعلق بخصوصية وسرية الموضوع.
3. يقوم بتزويد المرشد النفسي والاجتماعي بمعلومات مختصرة عن حالة الطالب.
4. الحفاظ على الدرجة القصوى من السرية في تنظيم الجلسات الإرشادية.

الفئات المستفيدة من خدمات الإرشاد :

1. الفئات الطلابية المستفيدة من خدمات الإرشاد-: الطلبة الملتحقين بكلية الزراعة بمشتهر بجميع تخصصاتهم ومستوياتهم الدراسية.
2. كيفية الحصول على خدمات الإرشاد:
   1. الاتصال بوحدة الإرشاد الأكاديمي أو الحضور إلى مقر الوحدة لطلب الخدمة.
   2. تعبئة بعض الاستمارات الضرورية لفتح ملف خاص بالطالب/ الطالبة قبل رؤية المرشد الأكاديمي.
   3. إجراء مقابلة أولية استشارية مع المرشد الأكاديمي في مقر الوحدة لتحديد نوع الخدمة المناسبة للطالب/ الطالبة.

إجراءات تقديم الخدمات الإرشادية:

1. لكل طالب الحق في الحصول على كافة الخدمات التي تقدمها وحدة الإرشاد.
2. تعامل جميع ملفات ومعلومات الطلبة المراجعين بسرية تامة وفي سياق متطلبات الحالة.
3. للطالب الحق في الاطلاع على كافة إجراءات تقديم الخدمة الإرشادية له ويتوقع منه التعاون مع وحدة الإرشاد لتقديم المعلومات المناسبة التي تتطلب لهذه الخدمة.

مسئولية الطالب ودوره وواجباته في الإرشاد الأكاديمي:

للطلاب دور أساسي في عملية الإرشاد الأكاديمي فعليهم تقع مسئولية تقدمه الدراسي وطلب النصيحة والتوجيه من المرشد الأكاديمي الذي يقدم المساعدة وبما يحقق أهدافهم وطموحاتهم في حياة أكاديمية ناجحة ولتحقيق أكبر عائد من مقابلات الإرشاد الأكاديمي يجب أن يخطر الطالب بالاستعداد لهذه المقابلات بإتباع الخطوات التالية:

• قبل رؤية المرشد الأكاديمي:
  1. معرفة الساعات المكتبية للمرشد الأكاديمي.
  2. تحديد الموعد مع المرشد الأكاديمي.
  3. أن يكتب كل التساؤلات التي تشغله والخاصة بتوجهه الدراسي ويحضرها فى المقابلة الأكاديمية.
  4. أن يراجع دليل الكلية الذي يشرح كل ما يحتاجه القسم والكلية والجامعة من متطلبات. ويضع علامة مميزة على أي بند يراه غير واضحاً ليسأل المرشد الأكاديمي عنه.
  5. أن يعد ويحضر معلومات صحيحة وبيانات مرتبطة بما يحتاجه قبل اجتماعه مع المرشد الأكاديمي.
• أثناء مقابلة المرشد الأكاديمي:
  1. أن يحضر معه الملف الدراسي لكل مقرر وكذلك قائمة أسئلته.
  2. أن يعطى فكرة واضحة عن أهدافه الدراسية والمهنية ويشرك بشفافية وصراحة مرشده الأكاديمي فيها.
  3. أن يضع موعداً مستهدفاً للتخرج ويستشير مرشده فيه.
  4. أن يعمل مع مرشده الأكاديمي لوضع برنامجاً دراسياً مع جدول دراسي تنفيذي لما تخطط أن تدرسه في الفصلين الدراسيين التاليين.
  5. أن يطرح جميع الأسئلة التي تخطر بباله. فالمرشد الأكاديمي يستطيع المساعدة عندما يكون لدي الطالب رؤية واضحة عما تريد.
• مقابلات المتابعة:
  1. التأكد من تنفيذ ما يوصى به مرشده الأكاديمي والاجتماع مرة كل أسبوعين أو ثلاثة حسب الاتفاق.
  2. أن يتصل أو يرسل إلكترونياً لمرشده الأكاديمي أو أي أسئلة أو استفسارات إضافية.
  3. أن يخبر مرشده الأكاديمي بالتغيرات الهامة ببرنامجه الدراسي الذي قد يؤثر على أدائه أو أهدافه الدراسية.
  4. التأكد من الإلمام بالأجندة الدراسية وخصوصاً المواعيد الحرجة والنهائية للاعتذار والتأجيل مثلا وهي عادة تنشر في لوحة القسم.
  5. أن ينشئ الطالب لنفسه ملفاً للإرشاد الأكاديمي يضع به نسخ من كل المستندات المرتبطة بحيث يجد لنفسه إجابة سريعة لتساؤلاته.